11/10/2021

Recruter un stagiaire : quelles règles à connaître ?

Relief vous détaille toutes les règles à connaître avant de recruter un stagiaire afin d'assurer une expérience professionnelle enrichissante !

S’engager dans le recrutement d’étudiants pour des stages ou des postes d’alternance demande une connaissance de la réglementation concernant la rémunération, les horaires ou encore la limité du nombre de stagiaire… Bien se préparer à l'arrivée d’un.e stagiaire c’est donc avoir conscience des modalités. On vous donne toutes les clés pour réussir l'intégration de votre stagiaire !

#1 Un stagiaire n'est pas salarié mais ....

« Un stagiaire n’est pas une salarié » cela signifie que dans cette mesure vous ne pouvez pas rechercher de stagiaire pour : remplacer un salarié (absent, suspendu, licencié), exécuter une tâche régulière qui correspond à un poste permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production), faire face à une soudaine croissance de l'activité, ou encore occuper un emploi saisonnier.

Les stagiaires que vous accueillez sont dans votre entreprise dans le cadre d'une formation. Ainsi, vous ne pouvez pas donner des objectifs de performance à un stagiaire par exemple.

Même si il n’est pas sous contrat de travail, il est soumis à une convention signée par lui-même, son organisme de formation et ainsi que votre établissement. Le stagiaire a donc un statut particulier qui n’est pas celui d’un salarié dans l’entreprise mais qui lui confère quand bien même des droits et des obligations.

#2 De la gratifications aux congés : les droits d'un stagiaire

Horaires et durée : Un stage peut durer jusqu’à 6 mois maximum sachant que 7h de travail équivaut à une journée de stage. Vous pouvez cependant définir si sa semaine est de 35 ou 39h : cela est à la discrétion de l'employeur mais doit être obligatoirement inscrit dans sa convention de stage. Sachez que cette durée ne peut excéder le temps de travail du maitre de stage et des salariés de l'entreprise. Enfin les règles de temps de repos et de travail hebdomadaire s'appliquent aux salariés comme aux stagiaires.

Gratification : Les stagiaires ne sont pas soumis au même salaire horaire qu’un salarié. Il n'existe d’ailleurs aucune obligation de rémunération pour les stages d’une durée de moins de 2 mois. C'est alors à l’employeur de décider d'accord une gratification à l'étudiant. Si la durée du stage dépasse 2 mois, (44jours à raison de 7h par jours) il est obligatoire de reverser une gratification minimale sur toute la durée du stage dans le cas où celui-ci est réalisé de manière continue. (En revanche si le stage est discontinue le stagiaire aura le droit à une gratification minimale seulement à partir de la 309e heure de stage).

Le montant minimum légal de la gratification d'un stagiaire est de 3,90€/ heure soit 15% du plafond de la sécurité sociale. Il est donc à noter que la rémunération d'un stagiaire n'est plus fixe mais elle varie chaque mois en fonction du nombre de jours que le stagiaire a pu réaliser sur cette période. Les entreprises du secteur privé peuvent décider d’une rémunération supérieure à ce montant en fonction de leur politique de rémunération ou de l'année d'études du candidat.

Les avantages : rappelez-vous ce que nous disions plus haut « le stagiaire n’est pas un salarié mais... » au même titre que les employés, il doit pouvoir bénéficier des avantages tels que l’accès au restaurant, les tickets restaurant, ou les offres du comité d’entreprise s’ils existent. Il est aussi obligatoire de rembourser de moitié les frais de transports de son stagiaire.

Les congés : si le stage est d’une durée supérieure à 2 mois vous devez prévoir dans la convention de stage la possibilité de lui accorder jours de congés. Le stagiaire bénéficie des mêmes conditions d’autorisation et de durée d’absence que les salariés en cas de grossesse, paternité ou d’adoption. Vous pouvez également inscrire d’autres autorisations d’absence dans votre convention. Vous n’êtes cependant pas dans l’obligation de maintenir la gratification de vos stagiaires pour les heures ou les jours de congés ou d’absence.

#3 Les règles peu connues

Disposer d'un délai de carence : saviez-vous que vous ne pouviez avoir deux stagiaires conséquemment sur le même poste sans un délai entre les deux stages ? La loi impose aux entreprises de laisser entre deux stages un temps équivalent de 1/3 de la durée du stage précèdent avant que le suivant ne débute. Par exemple si vous avez eu un stagiaire sur un poste de communication pendant 6 mois dans votre entreprise il vous faut attendre 2 mois avant de pouvoir accueillir un nouveau stagiaire sur ce poste.

Définir le nombre de stagiaire : les quotas, comme le délais de carence, sont imposés et limite le nombre de stagiaire en fonction du nombre d'employé dans votre entreprise

Pour les entreprises de moins de 20 salariés la limite du nombre de stagiaire est de 3 en même temps. Pour Les entreprises de plus de 20 salariés le nombre de stagiaires ne peut dépasser 15% de l’effectif. Ainsi un entreprise de 45 salariés peut accueillir 7 stagiaires en même temps (45 x 15% = 6,75 arrondi à l’entier supérieur).

Définir un tuteur pour le suivi de l'apprentissage : la première intention du stagiaire est de développer ses connaissances et son savoir-faire. Son tuteur est donc un guide important durant toute sa période de stage. La loi limite à 3 le nombre de stagiaire par tuteur sur la même période.

Vous souhaitiez embaucher un stagiaire suite à sa période de stage? Si cela est fait dans les trois mois suivant sa fin la période d’essai peut-être réduite. Dans le cas où l’embauche se ferait sur un même poste que celui du stage, sa durée serait intégralement déduite de la période d’essai. Si l’embauche se fait sur un autre poste la période d’essai est également réduite mais dans une moindre mesure, vous devez vous référer au accords collectifs. Aussi lorsque le stage a duré plus de deux mois (consécutifs ou non) lors d’une même année scolaire, sa durée sera prise en compte dans l’ouverture et le calcul des droits d’ancienneté.

Relief by How I Met Your Planet accompagne les entreprises à impact dans les premières phases de leurs recrutements. Contactez-nous si vous avez des questions sur ces règles ou si vous cherchez le candidat idéal qui partage vos valeurs ! Notre équipe RH s'occupe de tout !

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